Deel I. Algemene voorwaarden
Dit deel bevat de algemene voorwaarden voor het gebruik van CaterAssist.
Deze voorwaarden gelden voor de SaaS dienstverlening, abonnementen,
software, websites, bestelmodules, support, servicepartners,
koppelingen en aanvullende werkzaamheden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
1. Partijen en rollen
1.1 CaterAssist
CaterAssist is de productnaam en platformnaam waaronder een SaaS platform voor catering en foodbedrijven wordt aangeboden.
Het platform helpt ondernemers met onder andere aanvragen, klanten, planning, offertes,
facturen, websitebeheer, online aanvragen, online bestellen, betalingen,
mediacloud, communicatie, rapportage en koppelingen.
1.2 Contractuele leverancier en software-eigenaar
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, worden de software, techniek,
hosting, ontwikkeling, platformdienstverlening, updates, beveiliging,
verwerkersafspraken en technische verwerking geleverd door:
Forward
Prinsenhof 9
3481 HA Harmelen
Harmelen, Utrecht
KvK: 65900464
Forward is de contractuele leverancier van de SaaS dienstverlening en blijft eigenaar van de software,
techniek, platformstructuur, interface, broncode, concepten, documentatie en doorontwikkeling,
tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
1.3 Commerciële en servicepartner
CaterAssist kan commercieel worden aangeboden, verkocht, begeleid of ondersteund in samenwerking met:
Driessen Smaakvermaak-MFTI Holding B.V.
Handelend onder de handelsnaam Lets Go Create
KvK: 82084130
Lets Go Create kan optreden als commerciële partner, implementatiepartner,
servicepartner, klantbegeleider of aanspreekpunt voor klanten.
De rol van Lets Go Create kan bestaan uit verkoop, onboarding, uitleg,
inrichting, contentbegeleiding, service, klantcontact of praktische ondersteuning.
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, blijft Forward de contractuele leverancier van de software,
technische dienstverlening, hosting en verwerking.
Lets Go Create is niet bevoegd om namens Forward afwijkende garanties,
technische toezeggingen, prijsafspraken of juridische verplichtingen aan te gaan,
tenzij Forward dit vooraf schriftelijk heeft bevestigd.
2. Begrippen
In deze voorwaarden worden de volgende begrippen gebruikt:
-
CaterAssist:
het SaaS platform, de website, software, modules, klantomgeving en bijbehorende diensten.
-
Forward:
de contractuele leverancier, ontwikkelaar en technische beheerder van CaterAssist.
-
Lets Go Create:
de commerciële en servicepartner die kan ondersteunen bij verkoop, onboarding, inrichting en klantcontact.
-
Klant:
de onderneming of organisatie die CaterAssist afneemt of gebruikt.
-
Gebruiker:
een persoon die namens de klant toegang heeft tot CaterAssist.
-
Eindklant:
een klant, gast, bezoeker, besteller, opdrachtgever of relatie van de klant.
-
Klantomgeving:
de afgeschermde omgeving binnen CaterAssist waarin de klant gegevens beheert.
-
Klantwebsite:
een website, landingspagina of online omgeving van een klant die via CaterAssist wordt beheerd of gekoppeld.
-
Bestelmodule:
een online module waarmee producten, diensten, menu’s, arrangementen of aanvragen kunnen worden besteld, aangevraagd of betaald.
-
Overeenkomst:
de offerte, opdrachtbevestiging, abonnementsafspraak, algemene voorwaarden en eventuele aanvullende afspraken.
-
Verwerkersovereenkomst:
de afspraken in Deel II van deze voorwaarden voor verwerking van persoonsgegevens namens de klant.
3. Toepasselijkheid
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes,
overeenkomsten, abonnementen, diensten, software, websites,
bestelmodules, support, service, koppelingen en aanvullende werkzaamheden van CaterAssist,
tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer Forward deze schriftelijk heeft bevestigd.
Algemene voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk uitgesloten,
tenzij Forward deze schriftelijk heeft aanvaard.
Als één onderdeel van deze voorwaarden ongeldig of niet afdwingbaar blijkt,
blijven de overige onderdelen volledig van kracht.
Partijen zullen dan een vervangende bepaling afspreken die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.
Deze voorwaarden zijn opgesteld voor zakelijke klanten.
CaterAssist is bedoeld voor ondernemers, bedrijven en organisaties.
Consumentenrechten zijn alleen van toepassing wanneer dat wettelijk verplicht is.
4. Aanbod, offerte en overeenkomst
Alle aanbiedingen, prijzen, pakketbeschrijvingen, demo’s, voorbeeldweergaven,
planningen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders is vermeld.
Een overeenkomst komt tot stand wanneer de klant een offerte,
abonnementsvoorstel, opdrachtbevestiging of online aanvraag accepteert,
of wanneer Forward start met de uitvoering van de dienstverlening op verzoek van de klant.
De klant is verantwoordelijk voor het juist, volledig en tijdig aanleveren van gegevens die nodig zijn voor de start,
inrichting, migratie, website, bestelmodule, koppelingen of support.
Forward mag een aanvraag weigeren wanneer er redelijke twijfel bestaat over identiteit,
betaling, rechtmatigheid van gebruik, technische haalbaarheid,
beschikbaarheid, reputatierisico of strijd met deze voorwaarden.
5. Account, toegang en gebruikers
De klant krijgt toegang tot CaterAssist via één of meer gebruikersaccounts.
De klant is verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van accounts,
wachtwoorden, rollen, rechten en toegangsinstellingen.
Gebruikersaccounts zijn persoonlijk en mogen niet worden gedeeld,
tenzij dit uitdrukkelijk in de inrichting is toegestaan.
De klant moet direct melden wanneer sprake is van onbevoegde toegang,
misbruik, verlies van accountgegevens of een vermoeden van beveiligingsrisico.
Forward mag toegang tijdelijk beperken, blokkeren of opschorten wanneer dat nodig is vanwege beveiliging,
misbruik, storing, onderhoud, betalingsachterstand, overtreding van deze voorwaarden
of bescherming van het platform, klanten of eindgebruikers.
6. Gebruik van CaterAssist
De klant krijgt een beperkt, niet exclusief, niet overdraagbaar en herroepbaar gebruiksrecht
om CaterAssist te gebruiken gedurende de looptijd van het abonnement.
De klant verkrijgt geen eigendom van de software, broncode, techniek, databaseconstructie,
interfaces, templates, ontwerpen, documentatie of platformstructuur.
De klant mag CaterAssist uitsluitend gebruiken voor normale zakelijke activiteiten binnen catering,
food, horeca, event, maaltijd, bestel, planning, klantbeheer, administratie of aanverwante processen.
Het is niet toegestaan om CaterAssist te kopiëren, door te verkopen,
te verhuren, te sublicentiëren, te reverse engineeren,
te proberen te ontleden, ongeautoriseerd te koppelen,
te hacken, te overbelasten of te gebruiken op een manier die schade kan veroorzaken.
Forward mag technische limieten toepassen voor opslag, dataverkeer,
gebruikers, e-mailverkeer, API gebruik, bestellingen, bestanden,
formulieren of andere onderdelen wanneer dit nodig is voor continuïteit,
fair use, beveiliging of pakketafbakening.
7. Abonnementen, pakketten en modules
CaterAssist kan worden aangeboden in verschillende pakketten,
zoals Assistent, Website, Bestellen of andere varianten.
De inhoud van een pakket wordt bepaald door de offerte,
pakketpagina, opdrachtbevestiging of schriftelijke afspraak.
Een pakket kan onder andere bestaan uit:
- dashboard, klanten en relaties;
- aanvragen en opvolging;
- planning en opdrachten;
- offertes en facturen;
- assortiment, producten, diensten, menu’s of arrangementen;
- website, pagina’s en formulieren;
- online bestellen of aanvragen;
- online betalen via een betaalprovider;
- mediacloud en bestanden;
- mailing, recensies, inzichten of rapportage;
- koppelingen, imports, exports of maatwerk.
Niet alle onderdelen zijn in elk pakket inbegrepen.
Extra modules, koppelingen, inrichting, migratie, maatwerk,
contentwerk, extra opslag of extra support kunnen apart worden berekend.
Forward mag pakketten en modules doorontwikkelen,
samenvoegen, wijzigen, vervangen of beëindigen.
Bij wezenlijke wijzigingen voor bestaande klanten wordt waar redelijk mogelijk vooraf geïnformeerd.
8. Looptijd, verlenging en opzegging
De looptijd van het abonnement wordt vastgelegd in de offerte,
opdrachtbevestiging of abonnementsafspraak.
Als geen specifieke looptijd is afgesproken,
geldt een maandabonnement voor onbepaalde tijd met maandelijkse verlenging.
Bij jaarbetaling wordt het abonnement jaarlijks vooruit gefactureerd.
Jaarbetaling geeft alleen recht op de afgesproken korting wanneer de volledige jaartermijn vooruit wordt betaald.
Opzegging moet schriftelijk plaatsvinden via e-mail of een andere door Forward aangewezen route.
Een opzegging is pas verwerkt wanneer deze door Forward is bevestigd.
Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, geldt bij maandabonnementen een opzegtermijn van één maand.
Bij jaarabonnementen eindigt de overeenkomst aan het einde van de lopende jaartermijn,
tenzij anders is overeengekomen.
Bij beëindiging vindt geen terugbetaling plaats van reeds gefactureerde of vooruitbetaalde bedragen,
tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of wettelijk verplicht.
9. Prijzen, facturatie en betaling
Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
Forward mag abonnementen, eenmalige kosten, inrichting,
migratie, maatwerk, extra modules, koppelingen, support,
consultancy, contentwerk, hostinguitbreidingen en externe kosten apart factureren.
Facturen moeten binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn worden betaald.
Als geen betalingstermijn is vermeld, geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.
Bij betalingsachterstand mag Forward toegang tot CaterAssist,
websites, bestelmodules, koppelingen, support of aanvullende werkzaamheden opschorten
totdat betaling volledig is ontvangen.
Als betaling uitblijft, kunnen wettelijke handelsrente,
incassokosten, administratiekosten en overige redelijke kosten in rekening worden gebracht.
Forward mag prijzen periodiek aanpassen.
Prijswijzigingen voor lopende abonnementen worden vooraf aangekondigd,
tenzij de wijziging voortkomt uit belastingen, externe kosten,
hostingkosten, licenties, wettelijke verplichtingen of gewijzigde pakketafspraken.
10. Inrichting, onboarding, migratie en content
Voor de inrichting van CaterAssist kan input nodig zijn van de klant.
Denk aan bedrijfsgegevens, klantenlijsten, producten,
diensten, menu’s, prijzen, teksten, afbeeldingen,
logo’s, documenten, voorwaarden, privacyteksten,
formulieren, domeinen, e-mailinstellingen en gewenste workflows.
De klant is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig aanleveren van juiste informatie.
Vertraging door ontbrekende of onjuiste input komt voor rekening van de klant.
Migratie van gegevens uit oude systemen, spreadsheets,
documenten of e-mails is alleen inbegrepen wanneer dit schriftelijk is afgesproken.
Forward geeft geen garantie dat oude gegevens volledig, foutloos of zonder bewerking kunnen worden overgenomen.
Contentwerk, zoals teksten schrijven, afbeeldingen bewerken,
pagina’s vullen, menu’s invoeren, assortiment structureren of formulieren samenstellen,
is alleen inbegrepen wanneer dit schriftelijk is afgesproken.
Lets Go Create kan als servicepartner ondersteunen bij onboarding,
inrichting, content en klantbegeleiding.
Ook in dat geval blijven technische platformafspraken en softwarevoorwaarden via Forward lopen,
tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
11. Websites, klantwebsites en bestelmodules
Als onderdeel van CaterAssist kan een klant een website,
landingspagina, aanvraagformulier, contactformulier,
bestelmodule, betaalroute of andere online omgeving afnemen.
De klant is zelf verantwoordelijk voor de inhoud,
juistheid en rechtmatigheid van eigen websitecontent,
zoals teksten, afbeeldingen, logo’s, producten,
menu’s, diensten, prijzen, allergeneninformatie,
leverinformatie, btw informatie, aanbiedingen,
voorwaarden en informatie richting eindklanten.
De klant moet zelf beoordelen welke wettelijke informatieplichten gelden voor zijn eigen aanbod,
zoals bedrijfsinformatie, prijsinformatie, bestelvoorwaarden,
levering, betaling, allergenen, voedselinformatie,
annulering, klachten, herroeping wanneer van toepassing,
privacy en cookies.
Forward levert de technische omgeving en kan ondersteunen bij inrichting,
maar is niet verantwoordelijk voor commerciële keuzes,
kwaliteit van producten of diensten, voedselveiligheid,
levering, uitvoering, klantcontact of afspraken tussen de klant en diens eindklanten.
Bestellingen, aanvragen of betalingen via een klantwebsite of bestelmodule
vormen een relatie tussen de klant en diens eindklant.
Forward is geen partij bij die verkoop of opdracht,
tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
12. Koppelingen, betaalproviders en externe diensten
CaterAssist kan worden gekoppeld aan externe diensten,
zoals KvK controle, betaalproviders, boekhoudpakketten,
banken, pinoplossingen, e-maildiensten, domeinen,
analytics, advertentieplatformen, API’s of andere software.
Externe diensten vallen onder de voorwaarden, tarieven,
beschikbaarheid en privacyafspraken van de betreffende leverancier.
Forward is niet verantwoordelijk voor storingen,
wijzigingen, dataverwerking, prijswijzigingen,
beperkingen of fouten van externe diensten.
Bij betaalroutes verwerkt CaterAssist meestal niet zelf volledige betaalkaartgegevens.
Betalingen lopen via een betaalprovider.
CaterAssist kan wel betaalstatussen, ordergegevens,
factuurnummers, klantgegevens en transactie referenties opslaan om bestellingen,
facturen en betalingen te koppelen.
Sommige koppelingen vragen om extra inrichting, toestemming,
API toegang, accounts, technische controle of maatwerk.
Deze werkzaamheden kunnen apart worden berekend.
13. Support, service en samenwerking
Support kan bestaan uit hulp bij gebruik,
vragen over instellingen, storingen, kleine controles,
bugmeldingen, gebruikersrechten, formulieren,
websiteonderdelen of koppelingen.
De exacte supportvorm, responstijden en inbegrepen werkzaamheden hangen af van het pakket,
de overeenkomst en eventuele aanvullende serviceafspraken.
Forward geeft geen garantie op directe oplossing of vaste responstijd,
tenzij dit schriftelijk is overeengekomen.
Lets Go Create kan als servicepartner optreden en klanten praktisch ondersteunen.
Dit kan bestaan uit eerste contact, uitleg, onboarding, content,
gebruikersondersteuning, commerciële opvolging of implementatie.
Wanneer Lets Go Create toegang nodig heeft tot klantgegevens of klantomgevingen,
gebeurt dit uitsluitend voor zover nodig voor verkoop,
service, onboarding, support of uitvoering van de dienstverlening.
In dat geval kan Lets Go Create als servicepartner of subverwerker worden beschouwd,
zoals verder beschreven in Deel II.
De klant moet supportvragen zo duidelijk mogelijk aanleveren,
bij voorkeur met bedrijfsnaam, gebruikersnaam,
pagina, URL, screenshot, foutmelding, datum, tijdstip en stappen om het probleem te reproduceren.
14. Beschikbaarheid, onderhoud en updates
Forward streeft naar een betrouwbare en goed bereikbare SaaS omgeving.
Toch kan CaterAssist tijdelijk niet beschikbaar zijn door onderhoud,
updates, storingen, serverproblemen, netwerkproblemen,
externe leveranciers, beveiligingsmaatregelen, overmacht of technische wijzigingen.
Forward mag onderhoud uitvoeren en updates doorvoeren.
Wanneer mogelijk gebeurt dit op momenten waarop de impact beperkt is.
Spoedonderhoud of beveiligingsupdates kunnen zonder voorafgaande aankondiging worden uitgevoerd.
Forward mag functies verbeteren, wijzigen, vervangen of verwijderen wanneer dat nodig is voor veiligheid,
gebruiksgemak, continuïteit, doorontwikkeling of technische kwaliteit.
Forward is niet aansprakelijk voor tijdelijke onbeschikbaarheid,
verlies van omzet, gemiste opdrachten, vertraging of gevolgschade door onderhoud,
storingen of externe afhankelijkheden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen
en voor zover aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden uitgesloten.
15. Verplichtingen van de klant
De klant moet CaterAssist zorgvuldig, rechtmatig en normaal zakelijk gebruiken.
De klant is verantwoordelijk voor:
- juiste en actuele bedrijfsgegevens;
- beheer van gebruikers, rollen en rechten;
- rechtmatige invoer en verwerking van persoonsgegevens;
- eigen content, afbeeldingen, logo’s, menu’s, prijzen en voorwaarden;
- correcte informatie richting eindklanten;
- naleving van privacy, cookie, consumenten, voedsel, belasting en andere relevante regels;
- tijdige betaling van facturen;
- zorgvuldig gebruik van koppelingen en externe diensten;
- het melden van fouten, datalekken of beveiligingsrisico’s.
De klant mag CaterAssist niet gebruiken voor onrechtmatige,
misleidende, schadelijke, discriminerende, frauduleuze,
spamachtige of beveiligingsrisicovolle activiteiten.
16. Intellectueel eigendom
Alle rechten op CaterAssist, software, broncode,
databaseconstructies, interfaces, ontwerpen,
modules, documentatie, templates, workflows,
naamgeving, concepten en doorontwikkelingen blijven bij Forward
of haar licentiegevers.
De klant krijgt alleen een gebruiksrecht gedurende de looptijd van de overeenkomst.
De klant mag onderdelen van CaterAssist niet kopiëren,
doorverkopen, reconstrueren, hergebruiken,
verveelvoudigen of laten namaken.
De klant behoudt rechten op eigen aangeleverde content,
zoals logo’s, teksten, foto’s, menu’s, producten en documenten.
De klant geeft Forward en eventuele servicepartners het recht om deze content te gebruiken
voor uitvoering van de overeenkomst.
Forward mag algemene kennis, ervaring, ideeën,
verbeteringen en technische oplossingen die tijdens de dienstverlening ontstaan,
gebruiken voor doorontwikkeling van CaterAssist,
zolang geen vertrouwelijke klantgegevens openbaar worden gemaakt.
17. Data, export en beëindiging
De klant blijft eigenaar van eigen bedrijfsgegevens en gegevens die hij in CaterAssist invoert,
voor zover deze gegevens niet bestaan uit software,
templates, platformstructuur of intellectueel eigendom van Forward.
Bij beëindiging van het abonnement kan de klant verzoeken om export van beschikbare klantdata,
voor zover technisch redelijk mogelijk en voor zover de klant geen betalingsachterstand heeft.
Export, conversie of migratiehulp kan apart worden berekend.
Na beëindiging mag Forward toegang tot de klantomgeving blokkeren.
Gegevens kunnen worden verwijderd, gearchiveerd of bewaard volgens wettelijke verplichtingen,
administratieve noodzaak, verwerkersafspraken of back-upschema’s.
Gegevens kunnen nog tijdelijk aanwezig zijn in back-ups totdat deze volgens het back-upschema worden overschreven of verwijderd.
18. Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen vertrouwelijke informatie zorgvuldig.
Vertrouwelijke informatie is informatie waarvan duidelijk is dat deze niet openbaar bedoeld is,
zoals klantdata, technische informatie, inloggegevens,
bedrijfsinformatie, prijsafspraken, offertes, strategie,
softwarestructuur of niet openbare documentatie.
Forward en servicepartners gebruiken vertrouwelijke informatie alleen voor zover nodig voor uitvoering van de dienstverlening.
De klant moet vertrouwelijk omgaan met toegang tot CaterAssist,
documentatie, prijzen, instructies en niet openbare functionaliteit.
Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst gelden.
19. Aansprakelijkheid
Forward is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming,
voor zover de klant Forward schriftelijk in gebreke heeft gesteld
en Forward een redelijke termijn heeft gekregen om alsnog correct na te komen.
De aansprakelijkheid van Forward is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan de gebeurtenis
voor het betreffende abonnement aan Forward heeft betaald,
met een maximum van € 1.500 per gebeurtenis.
Samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis.
Forward is niet aansprakelijk voor indirecte schade,
zoals gevolgschade, winstderving, omzetverlies,
gemiste opdrachten, reputatieschade, verlies van gegevens,
bedrijfsonderbreking, gemiste besparingen,
claims van eindklanten of schade door externe diensten.
Forward is niet aansprakelijk voor fouten die ontstaan door onjuiste input van de klant,
verkeerd gebruik, ontbrekende controle, externe koppelingen,
betaalproviders, boekhoudpakketten, klantcontent,
klantwebsites, voedselinformatie, allergeneninformatie,
prijsinformatie of afspraken tussen klant en eindklant.
Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid wanneer beperking wettelijk niet is toegestaan,
bijvoorbeeld bij opzet of bewuste roekeloosheid van Forward.
20. Overmacht
Forward is niet gehouden tot nakoming wanneer sprake is van overmacht.
Onder overmacht vallen onder andere storingen bij hosting,
datacenters, netwerkleveranciers, stroomvoorziening,
externe software, betaalproviders, boekhoudkoppelingen,
API’s, cyberaanvallen, DDoS aanvallen, brand,
ziekte, pandemie, overheidsmaatregelen,
arbeidsconflicten, internetstoringen en andere omstandigheden buiten redelijke controle van Forward.
Als overmacht langer dan 60 dagen duurt,
mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen,
zonder recht op schadevergoeding.
21. Opschorting en beëindiging
Forward mag de dienstverlening geheel of gedeeltelijk opschorten of beëindigen wanneer:
- de klant facturen niet tijdig betaalt;
- de klant deze voorwaarden overtreedt;
- sprake is van misbruik, spam, fraude of beveiligingsrisico;
- de klant onrechtmatige of schadelijke content publiceert;
- de klant systemen of koppelingen overmatig belast;
- de klant failliet gaat, surseance aanvraagt of stopt met ondernemen;
- voortzetting redelijkerwijs niet van Forward kan worden verlangd.
Bij beëindiging blijven openstaande facturen direct opeisbaar.
Bepalingen over betaling, aansprakelijkheid, intellectueel eigendom,
vertrouwelijkheid, privacy, verwerking, data en toepasselijk recht blijven gelden
voor zover dat nodig is.
22. Wijziging van voorwaarden en dienstverlening
Forward mag deze voorwaarden wijzigen.
Wijzigingen worden gepubliceerd op de website of op een andere passende manier gedeeld.
Bij wezenlijke wijzigingen voor bestaande klanten wordt waar redelijk mogelijk vooraf geïnformeerd.
Als een klant de wijziging niet accepteert,
kan de klant de overeenkomst beëindigen tegen de datum waarop de wijziging ingaat,
tenzij de wijziging noodzakelijk is vanwege wetgeving,
veiligheid, technische werking, externe leveranciers of platformcontinuïteit.
23. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Forward is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden eerst in overleg besproken.
Als partijen er samen niet uitkomen,
wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland,
tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.
Deel II. Verwerkersovereenkomst
Dit deel bevat de verwerkersafspraken die gelden wanneer Forward namens de klant persoonsgegevens verwerkt binnen CaterAssist,
klantomgevingen, klantwebsites, aanvraagformulieren, bestelmodules,
support, hosting, back-ups, koppelingen of technische dienstverlening.
Voor zover Forward persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant,
is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is Forward verwerker.
Als Lets Go Create of andere servicepartners toegang krijgen tot persoonsgegevens voor service,
onboarding of support, kunnen zij als subverwerker of hulppersoon optreden.
24. Onderwerp en duur van verwerking
Forward verwerkt persoonsgegevens voor zover nodig voor het leveren van CaterAssist,
hosting, klantomgevingen, websites, bestelmodules,
aanvraagformulieren, support, onderhoud, beveiliging,
back-ups, koppelingen, administratie en technische dienstverlening.
De verwerking duurt zolang de overeenkomst tussen klant en Forward loopt,
en daarna zolang nodig is voor beëindiging, export,
back-ups, wettelijke bewaarplichten, beveiliging,
geschillen of administratieve afwikkeling.
25. Verwerking op instructie van de klant
Forward verwerkt persoonsgegevens alleen op basis van de overeenkomst,
deze voorwaarden, schriftelijke instructies van de klant
en instructies die voortvloeien uit normaal gebruik van CaterAssist.
De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking,
de juistheid van gegevens, de inhoud van klantwebsites,
het informeren van betrokkenen, het verkrijgen van toestemmingen waar nodig,
en het naleven van privacywetgeving richting eigen eindklanten.
Forward mag een instructie weigeren wanneer deze naar haar oordeel in strijd is met wetgeving,
veiligheid, technische haalbaarheid, rechten van derden of deze voorwaarden.
26. Categorieën betrokkenen en persoonsgegevens
Binnen CaterAssist kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van:
- klanten en relaties van de klant;
- eindklanten, gasten, bezoekers, bestellers en opdrachtgevers;
- contactpersonen bij bedrijven;
- medewerkers, gebruikers en beheerders van de klant;
- leveranciers en samenwerkingspartners van de klant;
- websitebezoekers en formulierinzenders;
- personen die in planning, offertes, facturen, bestellingen of communicatie voorkomen.
De gegevens kunnen onder andere bestaan uit namen,
contactgegevens, bedrijfsgegevens, adressen,
factuurgegevens, aanvraaggegevens, bestellingen,
offertes, facturen, planning, notities,
communicatie, voorkeuren, allergieën,
dieetwensen, betaalstatussen, IP adressen,
loginlogs en technische gegevens.
De klant moet extra zorgvuldig omgaan met gevoelige gegevens,
zoals allergieën, dieetwensen, gezondheidsinformatie of religieuze voedingsvoorkeuren.
De klant mag zulke gegevens alleen vastleggen wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is.
27. Beveiligingsmaatregelen
Forward neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Deze maatregelen zijn gericht op vertrouwelijkheid,
integriteit, beschikbaarheid en herstelbaarheid van de dienstverlening.
Maatregelen kunnen onder andere bestaan uit:
- beveiligde verbindingen;
- toegangsbeheer en gebruikersrechten;
- wachtwoordbeveiliging;
- server en hostingbeveiliging;
- back-ups;
- logging en monitoring;
- updates en onderhoud;
- beperkte toegang tot klantdata;
- vertrouwelijkheidsafspraken met betrokken personen en partners.
De klant is verantwoordelijk voor eigen interne beveiliging,
zoals zorgvuldig beheer van gebruikers,
rechten, wachtwoorden, apparaten en interne processen.
28. Subverwerkers en servicepartners
Forward mag subverwerkers inschakelen voor het leveren van CaterAssist.
Dit kunnen partijen zijn voor hosting, cloudinfrastructuur,
back-ups, e-mailverzending, monitoring, beveiliging,
betaalverwerking, boekhouding, domeinen,
analytics, ontwikkeling, support of technische dienstverlening.
Lets Go Create kan als commerciële en servicepartner toegang krijgen tot persoonsgegevens
wanneer dat nodig is voor verkoop, onboarding, service,
klantbegeleiding, implementatie, contentinrichting of support.
In dat geval wordt Lets Go Create voor die werkzaamheden beschouwd als servicepartner of subverwerker.
Forward zorgt ervoor dat subverwerkers passende afspraken aangaan over vertrouwelijkheid,
beveiliging en verwerking van persoonsgegevens.
Als de klant bezwaar heeft tegen een specifieke subverwerker,
moet de klant dit gemotiveerd schriftelijk melden.
Forward beoordeelt dan of een redelijke oplossing mogelijk is.
Als geen oplossing mogelijk is, kan dit gevolgen hebben voor de beschikbaarheid van bepaalde diensten of koppelingen.
29. Vertrouwelijkheid bij verwerking
Forward zorgt ervoor dat personen die toegang hebben tot persoonsgegevens
gebonden zijn aan vertrouwelijkheid,
tenzij zij al wettelijk tot geheimhouding verplicht zijn.
Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en partijen
die deze toegang nodig hebben voor uitvoering van de dienstverlening,
support, onderhoud, beveiliging of wettelijke verplichtingen.
30. Ondersteuning bij rechten van betrokkenen
Als een betrokkene een verzoek doet over gegevens die door de klant in CaterAssist worden verwerkt,
is de klant verantwoordelijk voor de behandeling van dat verzoek.
Forward zal de klant waar redelijk mogelijk ondersteunen bij verzoeken om inzage,
correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid,
bezwaar of intrekking van toestemming,
voor zover dit technisch mogelijk is en binnen de dienstverlening valt.
Extra werkzaamheden voor omvangrijke, complexe of maatwerkmatige verzoeken
kunnen apart worden berekend.
31. Datalekken en beveiligingsincidenten
Als Forward een beveiligingsincident ontdekt dat mogelijk leidt tot verlies,
onrechtmatige verwerking of ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens van de klant,
informeert Forward de klant zo snel mogelijk.
De melding bevat, voor zover bekend en redelijkerwijs mogelijk:
- de aard van het incident;
- de vermoedelijke categorieën gegevens en betrokkenen;
- de mogelijke gevolgen;
- de genomen of voorgestelde maatregelen;
- een contactpunt voor vervolgvragen.
De klant blijft verantwoordelijk voor beoordeling of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens
of betrokkenen nodig is wanneer de klant verwerkingsverantwoordelijke is.
Forward ondersteunt waar redelijk mogelijk.
Als het incident betrekking heeft op gegevens waarvoor Forward zelf verwerkingsverantwoordelijke is,
beoordeelt Forward zelf of melding nodig is.
32. Controle en informatie
Forward verstrekt op redelijk verzoek informatie die nodig is om naleving van deze verwerkersafspraken aan te tonen,
voor zover dit proportioneel is, geen veiligheidsrisico oplevert,
geen vertrouwelijke gegevens van andere klanten raakt
en binnen de normale dienstverlening valt.
Een fysieke audit of uitgebreid onderzoek is alleen mogelijk na voorafgaande schriftelijke afspraak,
maximaal één keer per jaar, tijdens normale kantooruren,
op kosten van de klant en onder redelijke voorwaarden.
Forward mag een audit weigeren wanneer deze disproportioneel is,
de beveiliging kan schaden, bedrijfsgeheimen raakt,
privacy van andere klanten kan aantasten of de dienstverlening onredelijk verstoort.
33. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Forward streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.
Als verwerking buiten de Europese Economische Ruimte nodig is,
zorgt Forward voor passende waarborgen voor zover wettelijk vereist.
Externe diensten of koppelingen kunnen eigen verwerkingslocaties hebben.
De klant is verantwoordelijk voor het beoordelen van externe diensten die de klant zelf kiest of activeert.
34. Einde verwerking en verwijdering
Na beëindiging van de overeenkomst verwijdert of retourneert Forward persoonsgegevens
volgens de afspraken met de klant,
tenzij bewaring nodig is voor wettelijke verplichtingen,
administratie, beveiliging, geschillen, back-ups of technische continuïteit.
Gegevens kunnen nog tijdelijk aanwezig zijn in back-ups
totdat deze volgens het back-upschema worden overschreven of verwijderd.
De klant is verantwoordelijk voor tijdige export of veiligstelling van eigen gegevens voordat de toegang eindigt.
Deel III. Annexen
De volgende annexen vormen onderdeel van deze voorwaarden en verwerkersafspraken.
Annex 1. Overzicht verwerking persoonsgegevens
Doel van verwerking
- leveren en beheren van CaterAssist;
- aanmaken en beheren van klantomgevingen;
- verwerken van aanvragen, klanten, bestellingen, offertes, facturen en planning;
- beheren van klantwebsites, formulieren en bestelmodules;
- uitvoeren van support, onderhoud, beveiliging en updates;
- uitvoeren van koppelingen en betaalroutes;
- maken van back-ups en technische logs;
- administratieve en contractuele afwikkeling.
Categorieën betrokkenen
- klanten en gebruikers van de klant;
- eindklanten, gasten, bezoekers, bestellers en opdrachtgevers;
- contactpersonen, leveranciers en relaties;
- medewerkers of ingehuurde personen van de klant;
- websitebezoekers en formulierinzenders.
Categorieën persoonsgegevens
- naam, bedrijfsnaam en contactgegevens;
- adressen, bezorgadressen en factuuradressen;
- e-mailadressen en telefoonnummers;
- aanvragen, bestellingen, offertes, facturen en planning;
- producten, diensten, menu’s, aantallen en prijzen;
- notities, voorkeuren, dieetwensen en allergieën wanneer ingevoerd door de klant;
- betaalstatussen, ordernummers en transactie referenties;
- login, gebruikersrollen, IP adressen, logs en technische gegevens;
- websitecontent, bestanden, afbeeldingen en documenten.
Annex 2. Beveiligingsmaatregelen
Forward past passende beveiligingsmaatregelen toe,
afhankelijk van de aard van de dienstverlening,
technische inrichting en actuele risico’s.
- gebruik van beveiligde verbindingen waar passend;
- toegangsbeheer met gebruikersaccounts en rollen;
- beperkte toegang tot klantdata voor support en beheer;
- server en hostingbeveiliging;
- periodieke updates en technisch onderhoud;
- back-ups voor herstel bij incidenten;
- logging en monitoring voor beveiliging en foutoplossing;
- vertrouwelijkheidsafspraken met betrokken personen en partners;
- maatregelen tegen misbruik, spam en ongeautoriseerde toegang;
- procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.
Beveiliging blijft een gedeelde verantwoordelijkheid.
De klant moet zelf zorgen voor sterke wachtwoorden,
juist rechtenbeheer, veilige apparaten,
zorgvuldige gebruikersinstructies en rechtmatige invoer van gegevens.
Annex 3. Subverwerkers en technische diensten
Forward kan gebruikmaken van categorieën subverwerkers en dienstverleners
voor de uitvoering van CaterAssist.
- hosting en cloudinfrastructuur;
- datacenters en serverbeheer;
- back-up en opslagdiensten;
- e-mailverzending en communicatiediensten;
- betaalproviders en betaalstatusverwerking;
- boekhoud en administratieve systemen;
- domein, DNS en SSL leveranciers;
- analytics, monitoring en beveiliging;
- ontwikkel, support en servicepartners;
- commerciële en implementatiepartners, waaronder Lets Go Create waar van toepassing.
Forward kan deze lijst actualiseren wanneer de dienstverlening,
techniek, leveranciers of samenwerking verandert.
Subverwerkers krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun rol.
Slotbepaling
Deze voorwaarden vormen samen met de offerte,
opdrachtbevestiging, privacyverklaring,
cookieverklaring, disclaimer en eventuele aanvullende schriftelijke afspraken
de basis voor het gebruik van CaterAssist.
Vraag over deze voorwaarden?
Stuur je vraag via het contactformulier, dan kijken we gericht met je mee.
Contact opnemen